Procedura zgłoszeń wewnętrznych
Zgłoszenie naruszeń prawa i podejmowanie działań następczych
Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane ustnie, w postaci papierowej lub elektronicznej.
W celu skutecznego podjęcia działań następczych, czy przekazania informacji o podjętych działaniach następczych w zgłoszeniu wewnętrznym, sygnalista może podać dowolne dane kontaktowe, zwane dalej „adresem do kontaktu” lub prowadzić anonimowy, szyfrowany dialog po wysłaniu zgłoszenia poprzez platformę WHIBLO. Zgłaszający powinien podać następujące informacje przy zgłaszaniu nieprawidłowości:
Koordynator potwierdza przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego sygnaliście na adres do kontaktu lub poprzez platformę WHIBLO niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, pod warunkiem że zgłaszający podał adres do kontaktu lub prowadzi anonimowy, szyfrowany dialog poprzez platformę WHIBLO.
Koordynator ma obowiązek podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności.
Informacja zwrotna do sygnalisty obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
Koordynator może podjąć decyzję o braku wszczęcia postępowania wyjaśniającego, jeżeli zgłoszenie wewnętrzne nie zawiera żadnych informacji lub poszlak wskazujących na wystąpienie rzeczywistych lub potencjalnych nieprawidłowości, informując o tym sygnalistę, i uzasadniając ten fakt (jeżeli sygnalista podał adres do kontaktu lub prowadzi anonimowy, szyfrowany dialog poprzez platformę WHIBLO).
- Zgłoszenie ustne może być dokonane w formie rozmowy z koordynatorem w wyznaczonym terminie, nie dłuższym niż 14 dni, liczonym od dnia złożenia informacji do koordynatora o potrzebie takiego spotkania. Koordynator sporządza dokładny protokół z rozmowy i zapewnia zgłaszającemu możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu poprzez jego podpisanie.
- Zgłoszenie w postaci papierowej może być dokonane pod wskazany przez MZUiM adres do korespondencji, tj. ul. Kantorówny 2a, 40-381 Katowice, z dopiskiem: „do rąk własnych IOD” lub równoznacznym.
- Zgłoszenie w postaci elektronicznej może być dokonane poprzez rekomendowaną przez MZUiM platformę WHIBLO https://mzumkatowice.whiblo.pl, zapewniającą poufność i integralność danych, pod adresem mzumkatowice.whiblo.pl WHIBLO chroni anonimowość dzięki wykorzystywaniu szyfrowanego kanału komunikacji, a także usuwaniu wszelkich metadanych z przesyłanych załączników oraz nierejestrowaniu adresów IP osoby zgłaszającej naruszenie. O ile sygnalista sam nie ujawni swoich danych osobowych w treści zgłoszenia, aplikacja WHIBLO nie jest w stanie zidentyfikować jego tożsamości.
W celu skutecznego podjęcia działań następczych, czy przekazania informacji o podjętych działaniach następczych w zgłoszeniu wewnętrznym, sygnalista może podać dowolne dane kontaktowe, zwane dalej „adresem do kontaktu” lub prowadzić anonimowy, szyfrowany dialog po wysłaniu zgłoszenia poprzez platformę WHIBLO. Zgłaszający powinien podać następujące informacje przy zgłaszaniu nieprawidłowości:
- opis, data, lokalizacja zdarzenia,
- osoby, które mogą mieć związek i być świadkiem nieprawidłowości,
- informacje, czy sygnalista rozmawiał z kimś o nieprawidłowości,
- informacje, czy sygnalista był bezpośrednim świadkiem nieprawidłowości,
- informacja, czy nieprawidłowość wystąpiła jednorazowo czy wielokrotnie,
- reakcja sygnalisty lub innych osób na nieprawidłowość,
- dowody na istnienie nieprawidłowości (jeśli sygnalista je posiada),
- inne informacje/ważne elementy, związane z nieprawidłowością,
- oczekiwania sygnalisty w związku ze zgłoszeniem,
- informacje, w jakim charakterze działa sygnalista (o ile taką informację chce podać).
Koordynator potwierdza przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego sygnaliście na adres do kontaktu lub poprzez platformę WHIBLO niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, pod warunkiem że zgłaszający podał adres do kontaktu lub prowadzi anonimowy, szyfrowany dialog poprzez platformę WHIBLO.
Koordynator ma obowiązek podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności.
Informacja zwrotna do sygnalisty obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
Koordynator może podjąć decyzję o braku wszczęcia postępowania wyjaśniającego, jeżeli zgłoszenie wewnętrzne nie zawiera żadnych informacji lub poszlak wskazujących na wystąpienie rzeczywistych lub potencjalnych nieprawidłowości, informując o tym sygnalistę, i uzasadniając ten fakt (jeżeli sygnalista podał adres do kontaktu lub prowadzi anonimowy, szyfrowany dialog poprzez platformę WHIBLO).
Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich przy zgłoszeniach zewnętrznych
Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło
jego prawa, że jest nierówno traktowany.
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez
formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.