Wszelkiego rodzaju korespondencję (wnioski, pisma itp.)  strony składają w sekretariacie (I piętro budynku głównego). Sekretariat potwierdza przyjęcie korespondencji (na kserokopii przygotowanej przez stronę składającą wniosek, pismo itp.) poprzez potwierdzenie pieczęcią z napisem „MZUiM w Katowicach, data wpływu”.  W dalszej kolejności pracownik sekretariatu rejestruje korespondencję   w dzienniku kancelaryjnym poprzez nadanie numeru kancelaryjnego. Po zadekretowaniu korespondencji przez dyrektora jednostki, zostaje ona przekazana do odpowiedniej komórki merytorycznie odpowiedzialnej za załatwienie sprawy. Korespondencja może wpływać w formie: pisma złożonego w sekretariacie, fax-em lub za pomocą mail-a.