Administratorem danych uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, których dane zamawiający zebrał w sposób bezpośredni, jest Miejski Zarząd Ulic i Mostów w Katowicach z siedzibą w Katowicach, ul. Kantorówny 2a, zwany dalej MZUiM. Z Inspektorem ochrony danych w zakresie realizacji swoich praw można się kontaktować pod adresem iod@mzum.katowice.pl; adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-89298-23150-AGEHV-17

Cel przetwarzania Państwa danych oraz podstawy prawne

Dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe uczestników postępowania (osób fizycznych) będą przetwarzane w celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i ewentualnej realizacji umowy w kolejnym etapie:

• w celu przeprowadzenia postępowania zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej „Pzp”) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO*. Dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych, o których mowa w art. 10 RODO*, są przetwarzane na tej podstawie w związku w szczególności z art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 Pzp oraz – jeżeli Zamawiający przewidział fakultatywne podstawy wykluczenia – art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. a i b oraz pkt 3 Pzp, przy zachowaniu warunków określonych w art. 10 RODO*;
• w związku z wykonywaniem umowy lub w celu podjęcia działań na żądanie, przed zawarciem umowy, tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b RODO* (dot. wykonawcy będącego osobą fizyczną jako strony przyszłej umowy);
• po zawarciu umowy – w celu wykonywania, nadzorowania i dokumentowania umowy, w tym prowadzenia bieżącej komunikacji, koordynowania osób uczestniczących w realizacji zamówienia i podwykonawców, kontroli należytego wykonania, dokonywania odbiorów, wprowadzania zmian do umowy, naliczania kar umownych oraz zakończenia lub rozwiązania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO* w odniesieniu do wykonawcy będącego osobą fizyczną; w zakresie danych osób wskazanych do kontaktu lub odpowiedzialnych za realizację umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO*, w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu MZUiM oraz wykonawcy polegającego na zapewnieniu bieżącej komunikacji, sprawnej organizacji i prawidłowej realizacji umowy; w zakresie czynności niezbędnych do wykonania obowiązków prawnych MZUiM, w szczególności nadzoru, dokumentowania, kontroli, odbiorów, zmian umowy, kar umownych oraz zakończenia lub rozwiązania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w związku w szczególności z art. 8 i art. 431–465 Pzp oraz art. 44, art. 68 i art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
• w celu prowadzenia rozliczeń finansowo-księgowych i podatkowych, realizacji płatności oraz wystawiania i odbierania faktur, w tym faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w związku z art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, art. 20, art. 21 i art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz art. 106e, art. 106ga, art. 106gb, art. 106na, art. 106nd, art. 106nda, art. 106nf, art. 106nh i art. 112aa ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a także innymi właściwymi przepisami podatkowymi;
• jeżeli umowa na roboty budowlane lub usługi zawiera wymaganie zatrudnienia określonych osób na podstawie stosunku pracy – w celu weryfikacji tego wymagania, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w związku z art. 95 i art. 438 Pzp. Dokumenty mogą zawierać wyłącznie informacje niezbędne do weryfikacji, w szczególności imię i nazwisko pracownika, datę zawarcia i rodzaj umowy o pracę oraz zakres obowiązków; pozostałe dane podlegają anonimizacji;
• w przypadku umów o roboty budowlane – w celu weryfikacji obowiązków dotyczących podwykonawstwa i zapłaty wynagrodzenia podwykonawcom, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w związku z art. 437 i art. 463–465 Pzp, wyłącznie w zakresie danych niezbędnych do wykonania tych obowiązków;
• jeżeli dokumenty zamówienia ustanawiają szczególne wymaganie dotyczące wynagrodzenia nie niższego od ustawowego minimum i określają sposób jego weryfikacji – w celu kontroli spełnienia tego wymagania, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w związku z art. 96 ust. 1 Pzp i postanowieniami umowy. W pierwszej kolejności stosuje się oświadczenia lub potwierdzenia niezawierające indywidualnej wysokości wynagrodzenia; dane jednostkowe pozyskuje się tylko wtedy, gdy jest to niezbędne, a dane wykraczające poza zakres weryfikacji podlegają anonimizacji;
• w celu wykonywania uprawnień i obowiązków związanych z zabezpieczeniem należytego wykonania umowy, gwarancją, rękojmią, zgłoszeniami wad i usterek, reklamacjami, karami umownymi oraz ustalaniem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO* w odniesieniu do wykonawcy będącego osobą fizyczną, a w pozostałym zakresie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w związku z art. 42 ust. 5, art. 44, art. 68 i art. 69 ustawy o finansach publicznych, art. 8 Pzp oraz właściwymi dla danego rodzaju umowy przepisami Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 471 i nast., art. 556 i nast. oraz art. 577 i nast.;
• w celu realizacji obowiązków kontrolnych, audytowych i archiwalnych dotyczących wykonania i rozliczenia umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w związku z art. 68 i art. 69 ustawy o finansach publicznych oraz art. 5 i art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
• jeżeli umowa została zawarta od 1 lipca 2026 r., stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp i spełnia warunki ujawnienia w Centralnym Rejestrze Umów JSFP – w celu udostępniania i aktualizowania informacji o umowie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w związku z art. 34a ust. 1 i ust. 7–11 oraz art. 34b ust. 9 i 10 ustawy o finansach publicznych, a także § 3 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych zależą od roli osoby w postępowaniu i mogą obejmować dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, dane adresowe, dane dotyczące reprezentacji lub uprawnień zawodowych, a w przypadkach przewidzianych w Pzp także dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych, o których mowa w art. 10 RODO*. Oświadczenie lub informacja z Krajowego Rejestru Karnego jest dokumentem zawierającym takie dane, a nie odrębną kategorią danych. Zakres danych każdorazowo wynika z dokumentów zamówienia. W dokumentach służących weryfikacji zatrudnienia lub innych warunków realizacji umowy dane wykraczające poza zakres niezbędny do weryfikacji podlegają anonimizacji.

Okres przechowywania danych

Dane zawarte w protokole postępowania i jego załącznikach, w tym w umowie w sprawie zamówienia publicznego, są przechowywane przez 4 lata od dnia zakończenia postępowania, a jeżeli okres obowiązywania umowy przekracza 4 lata – przez cały okres jej obowiązywania, zgodnie z art. 73 ust. 1 oraz art. 78 ust. 1 i 4 Pzp. Dokumentacja wykonywania i rozliczenia umowy jest przechowywana przez okres wynikający z obowiązującej w MZUiM instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, a także z przepisów o rachunkowości i prawa podatkowego; w przypadku finansowania ze środków zewnętrznych – również przez okres wymagany przepisami, umową o dofinansowanie lub wytycznymi programu. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być przechowywane do upływu terminów przedawnienia albo prawomocnego zakończenia postępowania. Informacje o umowie udostępnione w CRU JSFP są usuwane z rejestru po upływie 5 lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać (art. 34b ust. 6 ustawy o finansach publicznych). Faktury przesłane do KSeF są przechowywane w tym systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, zgodnie z art. 112aa ustawy o podatku od towarów i usług.

Komu przekazujemy Państwa dane?

Ze względu na jawność postępowania odbiorcami danych osobowych mogą być osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na zasadach określonych w art. 18 i art. 74 Pzp. Dane, o których mowa w art. 10 RODO*, udostępnia się wyłącznie w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej określonych w dziale IX Pzp i do upływu terminu na ich wniesienie (art. 18 ust. 6 Pzp), natomiast danych należących do szczególnych kategorii z art. 9 ust. 1 RODO* nie udostępnia się w trybie jawności protokołu (art. 74 ust. 4 Pzp). Odbiorcami danych mogą być także podmioty przetwarzające dane w imieniu MZUiM na podstawie art. 28 RODO*, w szczególności operator platformazakupowa.pl, podmioty zapewniające serwis systemów informatycznych oraz niszczenie dokumentacji, a także – zależnie od charakteru świadczonych usług – podmioty świadczące pomoc prawną lub usługi audytorskie. Osobom wnioskującym o udostępnienie informacji publicznej mogą być przekazywane kopie umów oraz dokumentów związanych z ich realizacją, jeżeli zawierają informację publiczną i nie zachodzą ustawowe ograniczenia jej udostępnienia; przed udostępnieniem ogranicza się jawność danych chronionych ze względu na prywatność osoby fizycznej, w szczególności niepublicznych danych kontaktowych, adresu zamieszkania, numeru PESEL, serii i numeru dokumentu tożsamości, numeru rachunku bankowego osoby fizycznej oraz odwzorowania podpisu, z zastrzeżeniem informacji o osobach pełniących funkcje publiczne mających związek z pełnieniem tych funkcji – zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Niezwłocznie po otwarciu ofert MZUiM udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej, których oferty zostały otwarte, a także o cenach lub kosztach zawartych w ofertach – zgodnie z art. 222 ust. 5 Pzp. Po wyborze najkorzystniejszej oferty na tej samej stronie zostaną udostępnione informacje, o których mowa w art. 253 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 Pzp.
Po zawarciu umowy dane mogą zostać udostępnione następującym odbiorcom:

• Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej – w zakresie danych zawartych w fakturach przesyłanych do KSeF lub odbieranych z KSeF; Szef KAS jest odrębnym administratorem danych zawartych w tym systemie zgodnie z art. 106nd ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a okres przechowywania faktur w KSeF określa art. 112aa tej ustawy;
• bankom, operatorom płatności oraz podmiotom uczestniczącym w obsłudze finansowo-księgowej – w zakresie niezbędnym do realizacji płatności i rozliczeń;
• organom podatkowym, kontrolnym i audytowym, w tym Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych – jeżeli prowadzi kontrolę na podstawie Pzp – a także sądom, organom egzekucyjnym, instytucjom finansującym lub współfinansującym zamówienie, ubezpieczycielom, gwarantom, biegłym oraz podmiotom świadczącym pomoc prawną, jeżeli udostępnienie wynika z przepisów prawa lub jest niezbędne do kontroli, audytu albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• odbiorcom informacji publikowanych w CRU JSFP – jeżeli umowa podlega obowiązkowi ujawnienia. Publikowane informacje obejmują zakres określony w art. 34a ust. 7 ustawy o finansach publicznych i § 3 rozporządzenia w sprawie CRU JSFP, w tym imię i nazwisko, gdy stroną umowy jest osoba fizyczna. Nie udostępnia się informacji, których jawność podlega ograniczeniu na podstawie art. 5 ust. 1 i 2–2b ustawy o dostępie do informacji publicznej (art. 34a ust. 8 ustawy o finansach publicznych). 

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

MZUiM nie planuje przekazywania danych do państwa trzeciego, ale w związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw spoza EOG z zastrzeżeniami, o których mowa w art. 18 oraz 74 Pzp.

Przysługujące Państwu uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych

W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego oraz – w razie zawarcia umowy – jej realizacją przysługują Państwu następujące uprawnienia z wyjątkami:

• prawo dostępu do swoich danych
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Ograniczenia praw osób

Prawo do usunięcia danych nie przysługuje w zakresie, w jakim zachodzi wyjątek określony w art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO*, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, do celów archiwalnych w interesie publicznym albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Prawo sprzeciwu z art. 21 RODO* przysługuje wyłącznie wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO*, tj. w zakresie danych osób wskazanych do kontaktu lub odpowiedzialnych za realizację umowy. Sprzeciw można wnieść z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby; MZUiM zaprzestanie wówczas przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Prawo sprzeciwu nie dotyczy operacji opartych na art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO*.
75 Pzp pozwala Zamawiającemu żądać od osoby korzystającej z prawa dostępu wskazania dodatkowych informacji służących sprecyzowaniu nazwy lub daty zakończonego postępowania. Zgodnie z art. 19 ust. 2 i art. 76 Pzp sprostowanie lub uzupełnienie danych nie może prowadzić do zmiany wyniku postępowania, zmiany postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Pzp ani naruszenia integralności protokołu postępowania i jego załączników. Zgodnie z art. 19 ust. 3 Pzp żądanie ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych do czasu zakończenia postępowania. Jeżeli po zakończeniu postępowania ograniczenie przetwarzania obejmuje dane zawarte w protokole lub jego załącznikach, danych tych nie udostępnia się, chyba że zachodzi przesłanka z art. 18 ust. 2 RODO* (art. 74 ust. 3 Pzp).
Każde żądanie osoby, której dane dotyczą, jest rozpatrywane indywidualnie.

Obowiązek podania danych

Podanie danych wymaganych przez Pzp jest wymogiem ustawowym, a konsekwencje ich niepodania wynikają z tej ustawy i dokumentów zamówienia. Podanie danych niezbędnych do zawarcia lub wykonywania umowy przez wykonawcę będącego osobą fizyczną jest wymogiem umownym; ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie albo wykonywanie umowy. Podanie służbowych danych przez osobę wskazaną do kontaktu jest dobrowolne, lecz niezbędne do bezpośredniego wykonywania tej funkcji; ich niepodanie może wymagać wyznaczenia przez wykonawcę innej osoby do kontaktu.

Inne

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podawania decyzji, w tym profilowania.


* - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)