Administratorem danych osób, których dane zostały zebrane przez zamawiającego w sposób pośredni, jest Miejski Zarząd Ulic i Mostów w Katowicach z siedzibą w Katowicach, ul. Kantorówny 2a, zwany dalej MZUiM. Z Inspektorem ochrony danych w zakresie realizacji swoich praw można się kontaktować pod adresem iod@mzum.katowice.pl; adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-89298-23150-AGEHV-17

Cele przetwarzania danych i podstawy prawne

Państwa dane osobowe zostały pozyskane w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego albo realizacją umowy zawartej w wyniku tego postępowania.

Dane będą przetwarzane:

1. w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w związku z ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej „Pzp”. Dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych są przetwarzane w przypadkach przewidzianych w art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 Pzp oraz – jeżeli MZUiM przewidział fakultatywne podstawy wykluczenia – w art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. a i b oraz pkt 3 Pzp, przy zachowaniu warunków określonych w art. 10 RODO*;

2. po zawarciu umowy – w celu jej wykonywania, nadzorowania i dokumentowania, w tym prowadzenia komunikacji, koordynowania osób uczestniczących w realizacji zamówienia, dokonywania odbiorów i rozliczeń, weryfikowania wymagań dotyczących zatrudnienia, wynagrodzenia i podwykonawstwa, prowadzenia kontroli i audytów, wykonywania uprawnień z tytułu gwarancji i rękojmi, ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz archiwizacji dokumentacji:

• w zakresie danych osób wskazanych do kontaktu lub odpowiedzialnych za realizację umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO*, w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu MZUiM oraz wykonawcy polegającego na zapewnieniu sprawnej komunikacji, właściwej organizacji i prawidłowej realizacji umowy;
• w pozostałym zakresie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w związku z przepisami Pzp, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości, przepisami podatkowymi, przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz właściwymi przepisami Kodeksu cywilnego.

Kategorie przetwarzanych danych

Zakres danych zależy od Państwa roli w postępowaniu albo podczas realizacji umowy.

Przetwarzane dane mogą obejmować w szczególności:

• imię i nazwisko;
• stanowisko, pełnioną funkcję lub rolę;
• służbowy adres poczty elektronicznej i numer telefonu;
• dane dotyczące reprezentacji, pełnomocnictw, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych;
• dane adresowe podwykonawcy lub innego uczestnika realizacji zamówienia będącego osobą fizyczną;
• w przypadkach przewidzianych w Pzp – dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych, o których mowa w art. 10 RODO*;
• w dokumentach służących weryfikacji zatrudnienia – imię i nazwisko pracownika, datę zawarcia i rodzaj umowy o pracę oraz zakres obowiązków;
• dane dotyczące wynagrodzenia – wyłącznie wtedy, gdy dokumenty zamówienia ustanawiają szczególne wymaganie dotyczące wynagrodzenia i jego weryfikacja nie jest możliwa przy użyciu informacji w mniejszym stopniu ingerujących w prywatność.

Zakres pozyskiwanych danych jest ograniczany do informacji niezbędnych do wykonania danego obowiązku. Dane wykraczające poza zakres wymagany do weryfikacji zatrudnienia, wynagrodzenia, kwalifikacji, uprawnień lub innych warunków realizacji zamówienia podlegają anonimizacji.

Odbiorcy danych

Ze względu na jawność postępowania odbiorcami Państwa danych mogą być osoby i podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania na zasadach określonych w art. 18 i art. 74 Pzp.

Dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych udostępnia się wyłącznie w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej określonych w dziale IX Pzp i do upływu terminu na ich wniesienie. Danych należących do szczególnych kategorii określonych w art. 9 ust. 1 RODO* nie udostępnia się w ramach jawności protokołu postępowania.

Odbiorcami danych mogą być także:

• operator platformazakupowa.pl oraz inne podmioty przetwarzające dane w imieniu MZUiM na podstawie art. 28 RODO*;
• podmioty świadczące usługi informatyczne, serwisowe, archiwizacyjne lub niszczenia dokumentacji;
• podmioty świadczące pomoc prawną lub usługi audytorskie – odpowiednio jako podmioty przetwarzające albo odrębni administratorzy, zależnie od charakteru świadczonych usług;
• organy podatkowe, kontrolne i audytowe, w tym Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, jeżeli prowadzi kontrolę na podstawie Pzp;
• sądy, organy egzekucyjne, instytucje finansujące lub współfinansujące zamówienie, ubezpieczyciele, gwaranci i biegli – jeżeli udostępnienie wynika z przepisów prawa albo jest niezbędne do przeprowadzenia kontroli lub audytu bądź ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Osobom wnioskującym o udostępnienie informacji publicznej mogą być przekazywane kopie umów oraz dokumentów związanych z ich realizacją, jeżeli dokumenty te zawierają informację publiczną i nie zachodzą ustawowe ograniczenia jej udostępnienia. Przed udostępnieniem ogranicza się jawność danych chronionych ze względu na prywatność osoby fizycznej, w szczególności prywatnych danych kontaktowych, adresu zamieszkania, numeru PESEL, danych dokumentu tożsamości, numeru rachunku bankowego oraz odwzorowania podpisu, z uwzględnieniem przepisów dotyczących osób pełniących funkcje publiczne.

Okres przechowywania danych

Dane zawarte w protokole postępowania i jego załącznikach są przechowywane przez 4 lata od dnia zakończenia postępowania, a jeżeli okres obowiązywania umowy przekracza 4 lata – przez cały okres jej obowiązywania, zgodnie z art. 78 Pzp.

Dokumentacja dotycząca wykonywania, kontroli i rozliczenia umowy jest przechowywana przez okres wynikający z obowiązującej w MZUiM instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, a także z przepisów o rachunkowości, przepisów podatkowych i archiwalnych. W przypadku finansowania zamówienia ze środków zewnętrznych dokumentacja może być przechowywana również przez okres wymagany przepisami, umową o dofinansowanie lub wytycznymi właściwego programu.

Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być przechowywane do upływu terminów przedawnienia albo do prawomocnego zakończenia postępowania dotyczącego tych roszczeń.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

MZUiM nie zamierza przekazywać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.

Prawa osób, których dane dotyczą

Z wyjątkami wynikającymi z RODO* i Pzp przysługują Państwu:

• prawo dostępu do swoich danych;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych – w przypadkach określonych w art. 17 RODO*;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO*;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe organu są dostępne na stronie: https://uodo.gov.pl/p/kontakt.

Prawo do usunięcia danych nie przysługuje w zakresie, w jakim dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, do celów archiwalnych w interesie publicznym albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo sprzeciwu przysługuje wyłącznie wobec przetwarzania danych osób wskazanych do kontaktu lub odpowiedzialnych za realizację umowy, opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO*. Sprzeciw można wnieść z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby. Prawo sprzeciwu nie dotyczy przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. c RODO*.

Zgodnie z art. 75 Pzp MZUiM może żądać od osoby korzystającej z prawa dostępu wskazania dodatkowych informacji pozwalających sprecyzować nazwę lub datę zakończonego postępowania.

Sprostowanie lub uzupełnienie danych nie może prowadzić do zmiany wyniku postępowania, zmiany postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Pzp ani naruszenia integralności protokołu postępowania i jego załączników.

Żądanie ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych do czasu zakończenia postępowania. Jeżeli po jego zakończeniu ograniczenie obejmuje dane zawarte w protokole lub jego załącznikach, danych tych nie udostępnia się, chyba że zachodzi przesłanka określona w art. 18 ust. 2 RODO*.

Każde żądanie osoby, której dane dotyczą, jest rozpatrywane indywidualnie.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Źródło danych

Państwa dane zostały przekazane MZUiM przez wykonawcę, podwykonawcę, podmiot udostępniający zasoby lub inny podmiot uczestniczący w postępowaniu albo realizacji umowy. W przypadkach dozwolonych prawem dane mogą pochodzić również z publicznie dostępnych rejestrów.

* Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016).